Mitarbeiter*in (m/w/d) Aufenthaltsrechtliche Angelegenheiten, Mittelkoordination und Teamassistenz

Arbeitgeber: Brandenburgische Technische Universität Cottbus-Senftenberg
Einsatzort: Cottbus
Beschäftigungsart: Vollzeitjob

Beschreibung:

Die Brandenburgische Technische Universität Cottbus–Senftenberg (BTU) ist eine junge aufstrebende Universität und die einzige Technische Universität des Landes Brandenburg. Mit mehr als 1.500 Beschäftigten ist die BTU einer der größten Arbeitgeber in der Lausitz und kann hier vor allem durch ihre Vereinbarkeit von Beruf und Familie überzeugen.

In der Universitätsverwaltung ist im PIRO – International Relations Office in Cottbus folgende Stelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen:

Mitarbeiter*in (m/w/d) Aufenthaltsrechtliche Angelegenheiten, Mittelkoordination und Teamassistenz

Kennziffer: 64/22

Entgelt
E 8 TV-L
Arbeitszeit
Vollzeit
Befristung
Unbefristet
Beschäftigungsort
Cottbus

Das International Relations Office der BTU gestaltet vielfältige internationale Austausch- und Kooperationsbeziehungen, setzt Impulse für die strategische Internationalisierung und bietet den diversen Angehörigen der Universität umfassende Beratungs- und Betreuungsleistungen an. An der BTU studieren über 2.300 internationale Studierende. Eine Mitarbeit in unserem Bereich ermöglicht Ihnen die Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten Team mit einer offenen und modernen Arbeitskultur im internationalen Kontext, den Einstieg in eine vielseitige Tätigkeit sowie ein spannendes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet.

Das sind Ihre Aufgaben

Mittelkoordination und -verwaltung Haushaltsmittel

  • Eigenständige Ausarbeitung von Entscheidungsvorschlägen zur Vergabe von Mitteln in Abhängigkeit von der Programmausrichtung (Haushalt, Sonderzuweisung)
  • Koordination und Kontrolle der Finanzflüsse
  • Beratung der Stabsstellenleitung hinsichtlich der finanziellen Bestimmungen
  • Vorbereitung von Belegen und Berichten

Finanzadministrative Bearbeitung der ERASMUS-Mobilitäten, insbesondere in den Verfahren für die Mobilität mit Partnerländern (KA 171)

  • Planung, Kalkulation und Steuerung der Mobilitätszuschüsse
  • Verteilung der Mittel auf die entsprechenden Kostenstellen
  • Abrechnung der Studierenden-, Dozenten- und Personalmobilität inkl. Vorbereitung von Belegen, Verfassen von Verwendungsnachweisen zur Abrechnung
  • Erstellung von Entscheidungsvorlagen für den Einsatz der ERASMUS-OS-Mittel
  • Überwachung der einzuhaltenden Förderbestimmungen
  • Entscheidungsfindung hinsichtlich finanztechnischer Probleme
  • Pflege der Daten zu den einzelnen Mobilitätsflüssen im Mobility Tool und in MoveOn
  • Erledigung schreibtechnischer Aufgaben bei der Antragstellung, Berichterstattung und Abrechnung

Bearbeitung der Angelegenheiten ausländischer Studierender (Zentralcampus und Campus Cottbus-Sachsendorf)

  • Eigenständige Bearbeitung und Erstellung der Studienprognosen in Abstimmung mit dem VP L 5 - Studierendenservice und den Ausländerbehörden (zumeist Cottbus und Berlin)
  • Beratung der Studierenden zum weiteren möglichen Studienverlauf
  • Klärung von aufenthaltsrechtlichen Fragen in Zusammenarbeit mit den Ausländerbehörden
  • Bearbeitung der Anträge auf Studiengangwechsel hinsichtlich aufenthaltsrechtlicher Bestimmungen
  • Ausfertigung englischsprachiger Bescheinigungen entsprechend individueller Anfragen (länderabhängig)

Organisatorisch-technische Tätigkeiten

  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben
  • Bearbeitung des Posteingangs- und -ausgangs
  • Beantwortung/Weiterleitung von schriftlichen und mündlichen Anfragen
  • Koordinierung des Einsatzes aller studentischer Bürohelfer*innen
  • Vorbereitung von Einstellungsunterlagen, Honorar- oder Werkverträge
  • Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial
  • Verwaltung der Nutzerrechte (Ordnerzugriffe, Schlüssel, Inventarisierung etc.)
  • Archivierung unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen

Das bringen Sie mit

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Berufsausbildung bzw. über vergleichbare Erfahrungen und Kenntnisse.
Des Weiteren bringen Sie spezielle PC-Kenntnisse für Mobility-Tool und MoveOn, sehr gute Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Bereich der Haushalts- und Drittmittelbearbeitung sowie Erfahrungen im Bereich Büromanagement mit. Ihre sehr guten Englischkenntnisse und Erfahrungen in der fremdsprachigen Kommunikation und Beratung von Studierenden runden Ihr Profil ab.

Persönlich zeichnen Sie sich durch eine gewissenhafte, sehr genaue, eigenständige und vorrausschauende Arbeitsweise aus. Ihre ausgeprägte Kommunikations- und Kontaktfähigkeit in Verbindung mit Belastbarkeit, Teamfähigkeit, Organisationsgeschick sowie interkulturelle Kompetenz helfen Ihnen bei der erfolgreichen Bearbeitung der oben genannten Aufgaben.

Wir bieten Ihnen

Wir bieten Ihnen eine Beschäftigung nach dem Tarifvertrag der Länder. Unsere Mitarbeiter*innen profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, Erholungsurlaub nach TV-L, verschiedenen internen und externen Weiterbildungsangeboten sowie einem aktiven Gesundheitsmanagement.

Werden Sie ein Teil der BTU-Familie. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und bieten Ihnen abwechslungsreiche Aufgaben mit hohem Entwicklungs- und Gestaltungspotenzial.

Für weitere Informationen über die zu besetzende Stelle steht Ihnen Mareike Kunze (E-Mail:  mareike.kunze@b-tu.de, Tel.: 0355 69-3188) gern zur Verfügung.


Die BTU Cottbus-Senftenberg engagiert sich für Chancengleichheit und Diversität und strebt in allen Beschäftigtengruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an. Personen mit einer Schwerbehinderung sowie diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.

Auf die Vorlage von Bewerbungsfotos wird verzichtet.

Bitte beachten Sie die näheren Hinweise zum Auswahlverfahren auf der Internetseite der BTU Cottbus-Senftenberg.


Ihre Bewerbungsunterlagen im PDF-Format richten Sie bitte unter Angabe der Kennziffer ausschließlich per E-Mail bis zum 19.05.2022 an die Leiterin der Stabsstelle International Relations Office, Frau Kunze, Brandenburgische Technische Universität Cottbus-Senftenberg, E-Mail:internationaloffice@b-tu.de.


Veröffentlicht am: 28.04.2022

Gültig bis zum: 19.05.2022

Brandenburgische Technische Universität Cottbus-Senftenberg /

Platz der Deutschen Einheit 1, 03046 Cottbus

Bildung
Speziell: Hochschule

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