Assistent*in (m/w/d) chesco ZWE
Beschreibung:
In Cottbus entsteht derzeit vor dem Hintergrund der Energiewende einer der dynamischsten Energieforschungsstandorte Deutschlands. Als junge aufstrebende Universität nimmt die Brandenburgische Technische Universität Cottbus-Senftenberg (BTU), die traditionell einen Schwerpunkt in der Energieforschung hat, in diesem Strukturentwicklungsprozess eine zentrale Rolle ein.
Im Center for Hybrid Electric Systems Cottbus Zentrale wissenschaftliche Einrichtung (chesco ZWE) der BTU wird an hybrid-elektrischen und elektrischen Systemen in den Bereichen Luftfahrt, Bahn, Straße und Off-road geforscht. Mit chesco entsteht ein europaweit einzigartiges Zentrum bestehend aus einem Forschungszentrum mit co-working Möglichkeiten zur Realisierung von Entwicklungsprojekten, einem Fertigungszentrum zur Nutzung innovativer Fertigungstechnologien inklusive vollständiger Digitalisierung aller Entwicklungs-, Fertigungs-, Betriebs- und Wartungsprozesse sowie einem Testzentrum mit modernsten Möglichkeiten zum Testen der entwickelten neuartigen Systeme und Prototypen.
Für eine koordinierte und zielgerichtete Umsetzung dieses Vorhabens suchen wir deshalb zum nächstmöglichen Zeitpunkt für diechesco ZWEeine*n hervorragend qualifizierte*n und ambitionierte*n
Assistent*in (m/w/d) chesco ZWE
Kennziffer: 37/23
- Entgelt
- E 6 TV-L
- Arbeitszeit
- Vollzeit
- Befristung
- Unbefristet
- Beschäftigungsort
- Cottbus
Wir möchten unser Team gerne mit einem*einer Assistent*in verstärken, der*die insbesondere folgende Aufgaben wahrnimmt:
Das sind Ihre Aufgaben
chesco ZWE-spezifische Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
- Planung, Durchführung und Koordination administrativer Abläufe, Sicherung des internen und externen Informationsflusses
- Planung, Priorisierung, Koordinierung und Überwachung von Terminen und der rechtzeitigen Informationsbereitstellung
- Auswertung von Daten und Entwurf von Präsentationen
- Erstellung von Schriftsätzen
- Führung von Korrespondenz und Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
- Schriftgutverwaltung, Dokumentenmanagement, Verwaltung der chesco ZWE-Bibliothek und -Publikationen
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Besprechungen, Protokollführung
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und wissenschaftlichen Tagungen
- Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit
- Organisation von Dienstreisen einschließlich Vorbereitung der Dienstreiseanträge und Reisekostenabrechnungen
Verwaltung der zugewiesenen Haushalts- und Drittmittel
- Verteilung des Budgets der chesco ZWE auf die Untertitel
- Überprüfung des Mitteleingangs, Überwachung der Mittelverausgabung
- Kontenführung
- Haushaltsüberwachung des Bereichs
- Geldannahmen im Rahmen von Veranstaltungen
Planung, Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial und Arbeitsmitteln inkl. Laborbedarf sowie Großgeräten für die chesco ZWE
- Ermittlung des Bedarfs, Einholen und Bewerten von Angeboten,
- Auswahl der Bietenden und Auftragserteilung
- Kontrolle und Bearbeitung der Lieferungen und Rechnungen
- selbständige Erledigung von Reklamationen
- Inventarisierung von Lieferungen nach katalogisierten Merkmalen
chesco ZWE-bezogene Personalverwaltung
- organisatorische Vorbereitung von Neueinstellungen und Vertragsänderungen von Personal in der chesco ZWE einschließlich Vorbereitung der entsprechenden Anträge zur Weiterleitung an den Verwaltungsbereich Personal
- Bearbeitung und Weiterleitung von Urlaubs- und Krankmeldungen
Das bringen Sie mit
Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau*Kaufmann für Büro-management oder eine vergleichbare Berufsausbildung. Sie besitzen sehr gute Kenntnisse im Bereich der Organisations- und Verwaltungsabläufe sowie des bereichsbezogenen Beschaffungs-, Rechnungs- und Personalwesens. Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der unterschiedlichen Kommunikationsmedien und sind im Umgang mit allen Geräten der Büroorganisation und -technik sowie mit verschiedenen Textverarbeitungs- und gängigen Office-Programmen äußerst versiert.
Ihre Arbeit führen Sie unter Beachtung folgender Vorschriften durch, die Ihnen bereits vollständig oder zumindest teilweise bekannt sind: Drittmittelrichtlinie des Landes Brandenburg, Beantragungs-, Bewirtschaftungs- und Abrechnungsrichtlinien verschiedener privater und öffentlich-rechtlicher Drittmittelgebender, Vorschriften und Regelungen zum Haushaltsrecht, zur Beschaffung, zu Dienstreisen und zur Inventarisierung, Regelungen u. Vorschriften für die Verarbeitung personenbezogener Daten nach DSGV und BbgDSG.
Sie zeichnet eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Genauigkeit sowie eine zielorientierte Arbeitsweise aus. Sie arbeiten selbstständig, flexibel und verantwortungsbewusst. Sie bringen gute Kenntnisse der englischen Sprache und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit. Gerne unterstützen Sie Ihre Kolleg*innen, sind hilfsbereit und gehen bei Bedarf auch komplexe Aufgabenstellungen gemeinsam an. Ein gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen runden Ihr Profil ab.
Wir bieten Ihnen
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und bieten Ihnen abwechslungsreiche Aufgaben mit hohem Entwicklungs- und Gestaltungspotenzial in einem dynamischen Team. Wir bieten Ihnen eine Beschäftigung nach dem Tarifvertrag der Länder. Unsere Beschäftigten profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, Möglichkeit der mobilen Arbeit, Erholungsurlaub nach TV-L, verschiedenen internen und externen Weiterbildungsangeboten, Teamevents sowie einem aktiven Gesundheitsmanagement. Grundsätzlich wäre eine Beschäftigung in Teilzeit möglich.
Werden Sie ein Teil der BTU-Familie. Wir freuen uns, Sie kennenzulernen.
Für weitere Informationen über die zu besetzende Stelle steht Ihnen Dr. Jane Worlitz (E-Mail: chesco@b-tu.de) gerne zur Verfügung.
Die BTU Cottbus-Senftenberg engagiert sich für Chancengleichheit und Diversität und strebt in allen Beschäftigtengruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an. Personen mit einer Schwerbehinderung sowie diesen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt.
Auf die Vorlage von Bewerbungsfotos wird verzichtet.
Bitte beachten Sie die näheren Hinweise zum Auswahlverfahren auf der Internetseite der BTU Cottbus-Senftenberg.
Bewerbungen unter Angabe der Kennziffer richten Sie bitte ausschließlich per E-Mail im PDF-Format bis zum 09.04.2023 an die Leitung der chesco ZWE, Brandenburgische Technische Universität Cottbus–Senftenberg: E-Mail:chesco@b-tu.de
Veröffentlicht am: 08.03.2023
Gültig bis zum: 09.04.2023
Platz der Deutschen Einheit 1, 03046 Cottbus
